Qué hacer cuando la caja no cuadra
Las cinco razones por las que sobra o falta dinero, y cómo encontrarlas.
Cierras, cuentas el efectivo y no da. Antes de pensar en lo peor: casi siempre es una de estas cinco, y ninguna es robo.
1. Gastos que salieron de la caja
La bolsa de hielo, el flete, el almuerzo. Sale del cajón y no vuelve, pero como no fue una venta, nadie lo anota. Es la causa número uno.
La regla: si el dinero sale del cajón, se anota en el momento. Después no te vas a acordar, y al día siguiente ya es imposible.
2. El vuelto
Dar de más una vez al día, en montos pequeños, suma más de lo que parece a fin de mes. Si te pasa seguido, el problema no es la persona: es que estás calculando el vuelto de cabeza con clientes esperando.
3. Ventas fiadas contadas como cobradas
Si registras un fiado como venta normal, la caja «debería» tener ese dinero y no lo tiene. No falta nada: está afuera, en la deuda de alguien.
4. El fondo del día anterior
Si dejas un fondo para dar cambio y a veces lo cuentas y a veces no, la caja va a cuadrar unos días y otros no, sin patrón. Decide un fondo fijo y déjalo siempre igual.
5. Ventas que no se registraron
El apuro, el cliente que solo llevaba una gaseosa, la venta que se cobró mientras atendías a otro. Aquí sobra dinero en vez de faltar, y por eso nadie lo investiga — pero es la misma señal: hay ventas que no están quedando anotadas.
Cómo encontrarlo
Cuadra todos los días, aunque sea rápido. Una diferencia de un día se rastrea; la de una semana, no. Y anota la diferencia aunque no sepas de dónde salió: si siempre falta parecido, es un gasto fijo que no estás registrando. Si es a saltos, es vuelto o ventas sin anotar.
Lo importante no es que cuadre exacto todos los días. Es que sepas por qué no cuadró.